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福委們看過來!歲末年終,尾牙春酒活動必備攻略

【福委們看過來!】歲末年終,尾牙春酒活動必備攻略

我們為各位準備活動防疫懶人包,讓您在防疫期間迅速上手活動文案

一. 歲末年終有哪些活動

二. 尾牙規劃的第一步:活動場地

三. 尾牙規劃的第二部:尾牙主題

四. 尾牙春酒前中後期需要哪些準備

五. 如何更輕鬆籌辦尾牙活動

六. 疫情期間符合防疫最佳尾牙春酒活動規劃

七.  我要如何開始我的線上虛擬活動呢

 

 

 

 

一. 歲末年終有哪些活動

每年一到年底,各家企業就開始陸續舉辦一些主題派對活動,包括像是中秋晚會活動、聖誕晚會活動、耶誕晚會活動、經銷商晚宴…等。而各家企業的福委會就會開始上網搜尋活動晚會活動規劃的資訊或是能承辦聖誕晚會公司,期望能辦出一場符合企業及員工期望的晚宴派對活動。

除了主題派對活動外,歲末年終壓軸最重要的活動,不外乎就是尾牙晚會活動,而廣泛來說,尾牙的形式有很多種,包括像是常聽到的尾牙春酒活動、忘年會活動(或叫旺年會活動)、Year-end party、年終派對活動以及感恩餐會活動;不論活動名稱叫什麼,其本質都是感謝員工一年來為公司付出的辛勞,公司回饋給員工而舉辦的活動。

而每年尾牙活動規劃的重責大任,往往就會落在公司福委會的身上,每年福委會成員都是被指派或是推選擔任,在年終晚宴規劃的經驗上往往不是很充足,除了自己上網搜尋有哪些尾牙表演活動、或是有哪些尾牙派對活動的案例可以參考,或是直接找專辦尾牙公關公司或是辦春酒活動公司來舉辦尾牙晚會。

下面我們將為各位即將舉辦尾牙活動的福委們,整理出要如何規劃出一場好的感恩晚宴活動,讓你不用找辦尾牙活動公司,也能辦出一場好的尾牙春酒活動,自己就是尾牙活動公司。

 

二. 尾牙規劃的第一步:活動場地

舉辦尾牙春酒晚宴,首先第一步是找合適的宴會場地,在開始找尋宴會場地之前,有哪些資訊是我們要先掌握的呢?

1. 參與人數(桌數):

尾牙晚宴的人數掌握,除了公司全體同仁的人數之外,客戶、合作廠商等周邊相關的人數也需要進行瞭解。另外尾牙當天是否有同仁出差、外派等不克出席的狀況,也需要事前掌握,在跟活動場地預訂桌數時,可以把預備桌的數量估算進去。

2. 預算:

公司尾牙預算,可先參考往年的尾牙費用進行估算,扣除掉餐飲活動場地費,剩餘的預算就是安排尾牙流程節目使用。預算的安排先把必要性的項目進行列入,加分性的項目則列入評估項目,視整體預算花費確定後進行調整。

3. 地點:

尾牙春酒活動地點的挑選,首先以距離公司周邊較近的場地優先搜尋;而尾牙晚宴有很大的機會同仁有飲酒的可能,因此活動場地的交通便利性也需要考慮進去。

4. 活動日期:

一般來說,最熱門的尾牙日期是放年假前的最後一個週末日,其次是各週的週五晚宴;至於週六或週日的午、晚宴,則沒有一定的差別,主要還是以公司的行事曆安排進行尾牙活動日的考量。

5. 活動場地進撤場時間:

在預訂活動場地時,常常會忽略到合約上註明的進場時間及撤場時間,一般來說飯店提供的時間一定足夠一場2-3小時的尾牙流程,但對於籌備尾牙的你更重要的是,活動進場到活動開場的時間是否足夠你進行主題佈置、設備搭設、主持及表演彩排;而活動結束時間是否跟撤場時間是同時結束。這都會影響到你是否要多付一筆延遲場地費,在規劃上不得不多加留意。

6. 燈光音響設備:

在場勘活動場地時,會場多會提供燈光音響設備,而在實務上則是會另外請專業的燈光音響廠商提供燈光音響支援。兩者有何差異呢?首先活動會場提供的燈光音響品質參差不齊,有些只適合會議演講使用,一旦有歌唱表演時,則會音響的差異性馬上就聽得出來了。再者,部分會場的音控人員還會兼外場人員,一旦燈光音響有問題需要調整,有時會需要一些時間而無法立即的進行應變。

 

而常見的尾牙春酒場地有下列4種,分別的差異性如下

1. 飯店宴會廳:

老字號的飯店,要留意宴會廳的挑高、宴會廳的樑柱是否會擋到坐席的觀看視角及廳外可使用的空間;新落成的飯店,會場的樑柱較少,且挑高也相對較高。

2. 婚宴會館:

各家婚宴會館因地區各有優劣,有些新的婚宴會館備有大尺寸的LED電視牆,在挑選時可列為加分項目。通常婚宴會館的宴會廳挑高都很高,在挑選時須留意廳外可使用的空間是否足夠。

3. 公司廠區:

如公司廠區人數較多,且有足夠的空間進行外燴餐飲,也可找外燴餐飲於廠區進行搭設餐飲帳篷,現場進行餐飲烹煮,讓同仁能就近參與尾牙活動。

4. 餐廳:

如公司人數較少,除可挑選有小廳的婚宴會館外,找尋附近的餐廳進行包場也是不錯的選擇。

 

三. 尾牙規劃的第二部:尾牙主題

挑選好尾牙的活動場地之後,接著第二步是要如何設定尾牙的主題呢?在設定尾牙主題時,首先要先看一下近五年公司尾牙主題有哪些,避免主題重複。而設定尾牙主題,會跟下列尾牙流程息息相關,在思考尾牙主題時不要忘了將下列的因素考量進來。

1. 主題變裝:

如果同仁對於主題變裝是有很高的參與度,在設定主題上可以用主題鮮明及服裝容易租借的方向規劃,如前一陣子清宮劇熱門的時候,尾牙主題就會以古裝風格進行安排;或是動漫卡通主題,變裝可以發揮的空間就很大。或是搭上今年東京奧運話題,採用運動風也是不錯的選擇。

如果同仁對於變裝比較害羞,則主題的設定也可以採顏色作為主題,同仁身上有相關顏色的衣服配件也可以通過,像是金色派對。

主題變裝。圖片來源:環球設計有限公司

2. 長官出場:

在部分企業,重要長官的出場常常是最重要的一環,要怎麼讓長官出場時能兼具帥氣及氣勢,抓住同仁的目光焦點是首要之務。像是漫威英雄集結、特務主題、奧斯卡主題,這些都是入門好上手的主題選擇。

長官出場。圖片來源:環球設計有限公司

3. 拍照區:

好的主題設定,會讓拍照區的規劃如魚得水;如主題是運動風,則拍照區可以設定舉重拍照區、如主題是Disco風格,則拍照區可以規劃小舞廳讓大家秀一波。

拍照區。圖片來源:環球設計有限公司

4. 暖場遊戲:

在等待入場之前,讓抵達會場的同仁報到後可以參與暖場遊戲,如復古風主題,則可以安排彈珠台復古遊戲台,讓闖關成功的同仁可以拿個彈珠汽水也是不錯的安排。

暖場遊戲。圖片來源:環球設計有限公司

5. 當年熱門話題:

如果常見的主題前幾年已經使用過,則可以把IDEA轉向明年有哪些熱門的電影即將上映,或是可能會造成熱門的話題,例如去年的東京奧運,也可以像是因疫情很久沒出國的心情,可以將主題設定為環遊世界,一解大家想出國的心情。

當年熱門話題。圖片來源:環球設計有限公司

 

四. 尾牙春酒前中後期需要哪些準備

完成尾牙規劃的前二個步驟之後,接下來就開始要針對尾牙的流程進行細部的規劃討論分工作業,相關的流程規劃大致如下

1. 主要流程規劃

A. 開場表演:

活動一開始,讓在坐的同仁能夠迅速安靜,並將目光抓住的環節就是開場表演的安排了。而開場表演的安排可以跟主題進行搭配,例如科技風主題可以安排機器人秀、奧斯卡風可以安排百老匯開場秀…等。或是可以安排新進人員的員工表演也是選項之一。

開場表演。圖片來源:環球設計有限公司

B. 長官進場:

前面有提到的長官進場,在部分企業,重要長官的出場常常是最重要的一環,要怎麼讓長官出場時能兼具帥氣及氣勢,抓住同仁的目光焦點是首要之務。像是漫威英雄集結、特務主題、奧斯卡主題,這些都是入門好上手的主題選擇。

長官進場。圖片來源:環球設計有限公司

C. 舉杯敬酒:

當長官進場完畢,在舞台上集結的時刻,可以邀請最大的長官進行致詞,並請餐宴場地安排敬酒杯在旁待命,等長官致詞完畢後,將敬酒杯送上舞台給各級長官,由最大長官宣示來年的目標後,舉杯慶賀。

舉杯敬酒。圖片來源:環球設計有限公司

D.資深員工頒獎:

如企業有年資獎項要進行頒發,像是滿5年/10年/15年/20年/25年等資深員工,除了主持人唱名外,如果可以做出回顧影片或是資深員工圖卡進行輔助,並開放同仁獻花橋段,可達到溫馨祝福的效果。

資深員工頒獎。圖片來源:環球設計有限公司

E.歌唱表演:

前述舉杯敬酒或資深員工頒獎流程結束後,也是餐宴場地上菜的時間點,讓在坐的同仁能專心用餐,此時舞台上可安排歌唱表演,讓同仁能將目光暫時回到餐桌上,跟同桌的同仁一起把酒言歡。

歌唱表演。圖片來源:環球設計有限公司

F.抽獎:

同仁最關心的環節,也就是抽獎時刻啦!獎項的安排依照企業文化的不同各有千秋,但大方向還是不變,不外乎是小獎人數多、大獎人數少的模式。

而一開始抽獎先由小獎項但人數多的進行,由主持人或長官上台一次抽出,人數多的獎項建議唱名即可,讓活動流程避免繁複。而領獎的方式如果為現場領取,則需在舞台旁規劃領獎區,方便同仁簽收領獎;也可以採用事後匯款的模式,由場邊的工作人員進行紀錄及公告即可,可省去現場同仁排隊領獎的狀況。

而壓軸的大獎獎項,更是全場目光焦點所在,在抽獎的方式上,建議可以和前面抽獎的方式有所區別。設計一些橋段,讓抽獎的過程可以讓台下的同仁有緊張刺激的感受。

抽獎。圖片來源:環球設計有限公司

G.派對互動遊戲:

抽獎完畢後,可以安排輕鬆的互動遊戲,讓沒中獎的同仁有機會透過參與遊戲獲得遊戲獎項。依照桌數及人數的多寡有所不同,如果人數多,則可以採桌獎的方式進行,由每桌推派一名代表上台,獲勝則獎金該桌平分;如果人數少,則可採該桌一同上台完成遊戲,增加活動參與度。

派對互動遊戲。圖片來源:環球設計有限公司

H.加碼抽獎:

最大獎抽完之後,沒中獎的同仁把希望放在加碼時刻,而依照各企業文化有所不同,有些會是固定有幾個加碼獎項,有些則是看長官們當下的反應現場決定,不論是哪個方式,在進入加碼時刻前,主持人是可以透過全場Call Bonus的方式帶動全場氣氛,將尾牙活動現場氣氛炒熱至最高點。

加碼抽獎。圖片來源:環球設計有限公司

2. 其他流程規劃

A.員工表演:

如果公司尾牙文化一直有員工表演的環節,則節目安排上可將新進員工安排在開場,讓同仁能認識新進員工的活力。而部門的員工表演則是諜對諜的準備,事前確認好同仁表演的橋段、舞台空間是否足夠、背景音樂檔案的提供,都是活動前要做好確認。

員工表演。圖片來源:環球設計有限公司

B.敬酒時刻

尾牙流程很緊湊,但也需要留個10分鐘讓同仁能和主桌長官敬個酒,跟客戶廠商代表寒暄,跟同部門夥伴彼此慰問一年來的辛勞,更重要的是為壓軸大獎前做好準備。

敬酒時刻。圖片來源:環球設計有限公司

C. 暖場遊戲抽獎:

如果在尾牙入場前的暖場遊戲,有安排達成任務的抽獎箱,可以在活動開場後或是最後壓軸大獎前進行抽獎。

暖場遊戲抽獎。圖片來源:環球設計有限公司

D.Party King & Party Queen

如果同仁對於主題變裝是有很高的參與度,則可以安排Party King & Party Queen投票活動,讓精心變裝打扮的同仁可以互動拉票,給予他們的用心一個肯定,讓本場的Party King & Party Queen能上台接受全場的鼓掌及提供相對應的獎項。

Party King & Party Queen。圖片來源:環球設計有限公司

3. 主持人選

尾牙流程規劃完畢後,接下來要準備的就是負責尾牙活動穿針引線功能的主持人選安排。主持人選究竟是要一位還是兩位呢?是要找公司的同仁擔任呢?還是要找藝人主持?下面我們幫您分析要如何找到適合的主持人。

A.公司同仁擔任:

主持人選如果是找公司同仁擔任,則留意該同仁是否有在往年擔任過主持人的經驗,如果有經驗,則由1位主持人貫穿全場並無不可。

但如果主持經驗不豐富的情況下,建議安排2位同仁擔任主持人,最好是男女主持人的安排,2位擔任主持人的好處是,可分工安排負責的橋段,也有空檔確認接下來的流程,避免長時間的主持影響專注度。

當然也可找外部專業的活動主持人搭配1名公司同仁進行主持,除了活動主持人富有經驗,能應付突發狀況外,公司同仁搭配主持更能清楚個長官及得獎同仁的背景故事,讓整體流程更加順暢豐富。

公司主持人。圖片來源:環球設計有限公司

B.活動主持人:

一般活動主持人具有豐富的主持活動經驗,在挑選活動主持人時可先看該主持人往年主持的影片,仔細聽口條、音頻外,要輕鬆活潑的風格或是端莊穩重的風格,找尋符合自身企業文化的主持人選。

活動主持人。圖片來源:環球設計有限公司

C.藝人主持人:

如預算上有空間,也可找藝人主持人擔任尾牙活動主持的重任,藝人主持的價碼範圍很大,首先找出自己預算帶的主持人選清單,在從中挑選自身企業偏好的屬性,例如會搞笑帶氣氛、顏值高的女神主持、知名度高的藝人、長官偏好的藝人。

藝人主持人。圖片來源:環球設計有限公司

 

五. 如何更輕鬆籌辦尾牙活動

環球創意」創立於1998年~團隊擁有豐富公關活動經驗,匯集來自各領域對活動策劃充滿激情的創意人才,我們是客戶活動策劃戰略合作夥伴,對每一個活動傾注無限活力高度關注活動每一個細節,力求取得完美效果。我們服務過多場知名企業千人以上中大型活動,承接累積超過三千場以上的實戰經驗,無論任何規模的活動,團隊必制定周全計劃,明確規劃落實執行時間表,能高效控制項目的質量,確保每一個活動均獲得百分百成功。

在這競爭激烈的公關活動產業中我們不斷超越和改變,「環球創意」堅持創新、服務、執行力,憑藉我們專注、投入、能量、熱情和專業態度,累積了許多知名客戶,更成為長期配合廠商,透過每一次與客戶的交流,贏得客戶滿意度接近一百分的肯定,以最專業的態度及無比的專注服務每位客戶,為每位客戶創造價值和成功!

 

 

「環球創意」工作團隊規劃歲末年終盛大尾牙春酒饗宴活動規劃、規劃長官員工出場表演內容,結合數位及新型態互動遊戲、電子報到及摸彩系統、多地即時同步連線尾牙、客製化舞台燈光特效,讓員工嘉賓綻放熱情參與;我們將成為您最強大的創意後盾。各式大型華麗進場演出、藝人名人邀請增添風采,以高規格的標準要求每項細節執行,總是能不負客戶所託。

 

六. 疫情期間符合防疫最佳尾牙春酒活動規劃

在疫情時代,實體活動的舉辦有諸多防疫上的考量及規劃安排上的不確定性,致使許多企業開始將目光轉向線上活動的方式進行。而在疫情期間將活動規劃轉向為線上活動有三項優勢因素:

1.「減少群聚接觸」:透過直播系統,將與會相關人員串連在一起,僅需負責直播的工作人員及主持人在攝影棚進行拍攝作業即可,大幅減少人員之間的接觸風險,又可以完整參與活動流程。

2.「活動成本較低」:相較於實體活動動輒需支付高額的飯店展演廳場地費用、人員餐飲費用、會場佈置費用,選擇線上活動方式進行,場景設計轉為數位化呈現,節省一大筆場地佈置費用,企業主則更有彈性將預算轉而投入提供給線上參與者獎勵回饋上面。

3.「不受時間空間地點限制」:2020年6月30日中華電信宣布5G開台,台灣即邁向了5G時代;而一週年的今天,因疫情帶動上網的需求倍增,各家電信加速5G基地台的佈建速度,也意味著現在只要透過手機,你都能隨時隨地參與線上活動,將不受時間空間地點限制。引申閱讀:5G開台滿週年,年底挑戰翻倍達600萬戶

 

七.  我要如何開始我的線上虛擬活動呢

U-Design環球創意提供您全新型態的線上虛擬活動方案,我們將虛擬活動規劃運用各種虛擬場景,讓您的會議或是同樂活動不再顯得單調,並且結合了各類型視訊會議軟體,例如Zoom / Skype / Teams…等的運用,並可導入Youtube / FB 進行上萬人的直播,讓參與者在收看時身歷其境,也可以活得最直接的互動和回應。

拍攝工作皆可在U-Design環球創意的攝影棚呈現,無需額外租借綠幕攝影棚,當然也可以依照您的需求配置。我們提供的線上虛擬活動方案提供了:

l   綠幕攝影棚使用(更換拍攝地點則會有場租、綠幕搭設、運費產生)

l   單機錄影系統、攝影棚燈光系統

l   攝影棚內音響系統、畫面切換系統、虛擬導播系統

l   專業級筆電和專線網路 (更換拍攝地點則會有網路申請費用產生)

l   三台監看電視及Perfect Cue專業簡報筆

l   畫面中同時提供三個不同訊號源 (欲多增加一個訊號源收費10,000元)

l   虛擬舞台場景五選一 (亦可客製化製作,另行報價)

l   活動主視覺、電子邀請卡、相關視覺設計

l   免費Youtube & FB直播 (其他視訊會議系統則依照實際費用收取)

l   活動全程數位檔案提供

想知道U-Design環球創意為您提供的『線上虛擬活動Virtual Event』的活動方案嗎?可以透過下面方式瞭解更多有關線上虛擬活動資訊。

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八.  您可以透過以下方式與我們聯繫

 

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